Tipps für erfolgreiche Fernbesprechungen

Sich zu einem Telemeeting zusammenzufinden ist mit einigem Aufwand verbunden. Verschwenden Sie also keine Zeit. Erstellen Sie einen Plan mit konkreten Themen, die behandelt werden sollen und halten Sie sich daran. Leiten Sie die Tagesordnung an alle Beteiligten weiter, damit sie sich vorbereiten können.

Eine klare Tagesordnung umfasst:

• Den Zweck des Meetings, die zu erreichenden Ziele und wichtige Gesprächsthemen
• Struktur des Meetings (z. B. wann und wie lange wird über die einzelnen Gesprächsthemen gesprochen?)
• Teilnehmende Teammitglieder/Teams
• Was jedes Teammitglied/Team ins Meeting einbringen soll und Bestimmung von Verantwortlichkeiten, z. B. für die Nachverfolgung
• Sämtliche relevanten Dokumente, Dateien oder Forschungsdaten, die Sie an die E-Mail/Einladung anhängen können, um die Koordinierung des Meetings so effektiv wie möglich zu gestalten

Damit Online-Meetings reibungslos ablaufen, gibt es einige grundlegende Verhaltensregeln, an die jeder Teilnehmer sich halten sollte:

• Stellen Sie während des Meetings sämtliche Teilnehmer vor und geben Sie allen die Möglichkeit, etwas beizutragen.
• Unterbrechen Sie nicht und reden Sie nicht dazwischen, wenn jemand spricht.
• Sprechen Sie kurz und prägnant und vermeiden Sie es, sich zu wiederholen
• Testen Sie vor dem Meeting die gesamte Technik (einschließlich Kameras/Videoequipment, WLAN und Screensharing).
• Lesen Sie die Tagesordnung und bereiten Sie sich vor.
• Gehen Sie während des virtuellen Meetings keinen anderen Tätigkeiten nach (z. B. E-Mails oder Telefonanrufe checken)
• Deaktivieren Sie alle Benachrichtigungen und schalten Sie Ihr Mobiltelefon stumm
• Achten Sie darauf, dass sich alle Teammitglieder in einem ruhigen Bereich frei von unnötigen Ablenkungen befinden (oder ihr Mikrofon stummschalten) 

Im Zweifelsfall sollten Sie sich einfach an allgemeine Regeln der Höflichkeit halten. Während eines Online-Meetings wollen die Menschen gesehen, gehört und respektiert werden – und zwar so, wie es auch sonst überall der Fall ist.

Lassen Sie Raum für lockere Gespräche

Ein paar Minuten Zeit für einen freundlichen Plausch vor dem eigentlichen Meeting können förderlich sein und eine positive Atmosphäre schaffen, die für ein erfolgreiches Gespräch wichtig ist. So sind alle im Team voll eingebunden, wenn es ans Geschäftliche geht.

Verbringen Sie die ersten paar Minuten des Meetings damit, sich persönlich an alle Teilnehmenden zu wenden, sich auf den neuesten Stand zu bringen oder einfach ein wenig darüber zu plaudern, was gerade los ist. Das stärkt nicht nur die Motivation, sondern auch die Gesprächskultur und die Verbindung mit Ihrem Team.

Beteiligen Sie bei Telemeetings sämtliche Teilnehmenden

Bei Telemeetings ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten aufmerksam und aktiv teilnehmen – auch diejenigen, die eher ruhig und zurückhaltend sind.

Wenn an dem Meeting Personen teilnehmen, die sich weniger wohl dabei fühlen, etwas zu sagen, dann strukturieren Sie das Meeting so, dass jede Person die Gelegenheit hat, gehört zu werden. Machen Sie beispielsweise eine Gesprächsrunde, in der jeder Teilnehmende etwas Zeit bekommt, die eigenen Erkenntnisse zum Thema des Meetings oder die Erfahrung damit mit den anderen zu teilen.

Ein erfolgreiches Meeting bedeutet, dass jede Person danach ein klares Ziel vor Augen hat. Die wichtigsten Dinge, über die alle Bescheid wissen müssen, sind:

• Zu liefernde Ergebnisse und nächste Schritte
• Wer ist für die Nachverfolgung der einzelnen Punkte oder Aufgaben zuständig?
• Wann sind die Ergebnisse zu liefern?
• Termin des nächsten Meetings

Wenn Sie selbst das Meeting leiten, denken Sie daran, dass ein wichtiger Teil der Nachverfolgung darin besteht, bei den Teilnehmenden nachzufragen, wie das Meeting ihrer Ansicht nach verlaufen ist. Das Feedback der Teilnehmenden kann Sie auf Ideen bringen, wie Sie künftige Meetings für alle Beteiligten effektiver gestalten und alle stärker einbeziehen können.

• Suchen Sie einen ruhigen Ort auf und entfernen Sie
  Ablenkungen oder Geräuschquellen
• Bereiten Sie Ihre Ausstattung vor:
  
  
  • Stabile Internetverbindung sowie ein „Plan B“
    (z. B. Telefon mit Einwahlinformationen)
  • Meeting-Software wurde installiert und getestet
    (inkl. Tontest)
  • Laptop mit angeschlossenem Ladekabel
  • Kopfhörer (idealerweise mit Noise-Cancelling-Funktion)
  • Webcam (denken Sie daran, sich auf die Kamera vorzubereiten)
  • Stift und Papier für Notizen
  • Idealerweise Snacks und Getränke, um bei längeren Sitzungen konzentriert zu bleiben

• Stellen Sie sich vor, wenn Sie dem Meeting beitreten
• Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nichts sagen
• Schalten Sie Ihre Videoverbindung ein, wann immer
  das möglich ist:
  
  
  • Lichtquellen sollten sich vor, nicht hinter Ihnen befinden
  • Nicht vergessen, Sie stehen/sitzen vor der Kamera!
  • Halten Sie Augenkontakt und lächeln Sie
• Stellen Sie Fragen über die Chatfunktion, um einen
  reibungslosen Ablauf des Meetings zu ermöglichen
• Bleiben Sie aufmerksam, indem Sie sich regelmäßig strecken, bewegen und durchatmen.